Pertemuan 5
Tugas Resume 5
Stikom Surabaya
SIKLUS PENDAPATAN
Revenue Cycle mengakomodasi semua transaksi penerimaan. Adapun 2 subsistem utama yang ada
adalah sales
processing system dan cash
receipts processing system.
Tujuan dari
Revenue Cycle adalah :
a. Merekam data order penjualan secara tepat dan cepat
b. Memverifikasi pelanggan dan kreditnya.
c. Menjaga pengiriman barang atau jasa tepat waktu
d. Penagihan terhadap produk dan jasa secara tepat dan akurat
e. Merekam dan mengklaisfikasikan penerimaan kas
f. Memposting penjualan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat dalam jurnal piutang
g. Menjaga produk sampai diterima pelanggan
h. Menjaga uang kas sampai disimpan
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku
Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan
bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan mengisi
Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman
untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung
jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk
diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bag.
Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah
SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO
ke berbagai departemen.
Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui,
bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order
Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bag. Gudang
menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bag.
Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga
menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai
surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada
pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota pengiriman yang
diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi
biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima
dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen
tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota
Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian
membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat
faktur yang sesuai.
Bagian
piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat
transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan
faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk
menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku
Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan
Lengkap
Dalam sistem
ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan dan data
yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya
pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui
berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan
Tidak Lengkap
Ada sistem
ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada
faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian
pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi
secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke
pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan
Penagihan Terpisah
Dalam sistem
ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat
oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data
yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form. Data
order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line
processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang
pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form
pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses
awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir
menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses
lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah
masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk
melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen).
Pada file
konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit
atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang
dipesan masih ada atau tidak.
Setelah semua
lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya.
Bisa juga
secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang
bersangkutan
File yang di
update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang.
Pada file
pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file
Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual,
sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang
dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak
perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan
komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan
dari pemrosesan order penjualan.
PIUTANG
Fungsi
terkait :
1. Penerimaan
kas
2. Penagihan
3. Piutang
Dagang dan Buku Besar
4. Kredit
Penerimaan kas
Bagian
penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang.
Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag.
Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan
nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika
terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan
memo kredit yang akan dikirimkan
kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.
Piutang Dagang
Dalam
proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang
dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar
pembantu).
Kredit
Fungsi
bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan
potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk
juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat
memo penghapusan piutang.
Penyesuaian
Sistem Aplikasi Piutang
1. Pengembalian
dan potongan penjualan
Pengembalian
timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang
dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak
sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga
dilakukan potongan dari harga resminya.
Untuk
mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit
untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.
2. Penghapusan
piutang
Hal
ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang
terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan
ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan
oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut. Selain pihak
terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak independen
(untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut akan
melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa
piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.
Langkah penyusunan dan identifikasi:
a.Penyusunan ER-Diagram
- basic method (entity data, process dan link)
- database method (struktur data-tabel dan link)
b. Penyusunan Data Flow Diagram
melibatkan
entity, data store, process dan link
c. Penyusunan Flowcharts
melibatkan dokumen, prosedur, proses dan sistem
