Pertemuan 6
Tugas Resume SIA
Stikom Surabaya
SIKLUS PENGELUARAN
A. Siklus
Pengeluaran
Expenditure
Cycle
terjadi dikarenakan adanya semua kejadian keuangan yang melibatkan pembelian barang atau jasa dan distribusi dari kegiatan
tersebut.
Dua
subsistem penting yang terlibat adalah :
a)
sistem pemrosesan pembelian
b)
sistem pemrosesan pengeluaran kas
Adapun
tujuan dari expenditure cycle adalah :
a. Memastikan bahwa semua
barang dan jasa yang diminta sesuai yang diinginkan
b. Menerima semua penerimaan
barang dan memastikan kondisinya sesuai spesifikasi yang diminta
c. Menyelamatkan barang sampai
diterima
d. Memastikan bahwa barang dan
jasa yang diterima benar dan tepat
e. Merekam dan
mengklasifikasikan pengeluaran secara tepat dan cepat
f. Memposting semua kewajiban
dan pengeluaran uang kepada akun suplier dalam akun jurnal hutang.
g. Memastikan bahwa pengeluaran
uang merupakan pengeluaran yang terotorisasi
h. Merekam dan
mengklasifikasikan pengeluran kas tepat dan akurat
Aktifitas bisnis dalam sistem
pengeluaran adalah:
1.
Memesan barang, perlengkapan
dan jasa
– Pengendalian persediaan
Metode-metode pengendalian persediaan
alternatif:
•
MRP (material
requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan
yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi
perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang
mengidentifikasikan berikut ini
Peminta dan
mengidentifikasi nomor barang
Menspesifikasikan
lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
Deskripsi,
jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
Dan dapat berisi
pemasok yang dianjurkan
• JIT (just in time)
Sistem JIT
berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan
maupun kekurangan persediaan.
Sistem JIT
menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara
nyata meniadakan persediaan barang jadi.
–
permintaan pembelian
–
membuat pesanan pembelian (harga,
kualitas bahan , dpt diandalkan dalam melakukan pengiriman)
2.
Menerima dan menyimpan
barang, perlengkapan dan jasa
–
Menerima jumlah barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan
–
Menerima barang rusak, atau
–
Menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal melewati inspeksi.
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Laporan
penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam
siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap
kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian.
3.
Membayar barang,
perlengkapan, dan jasa
– Menyetujui Faktur Pembelian
o Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk
dibayar
o Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
– Meng update Utang Dagang
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran
hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
– Membayar Faktur yang
disetujui
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari
vendor :
a.
Sistem tanpa
voucher
b.
Sistem Voucher
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
•
Meminta para
pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau
melalui Internet
•
Penghapusan
faktur vendor (pemasok). Pendekatan
tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS)
Ancaman
siklus pengeluaran :
–
Mencegah
kehabisan dan atau kelebihan persediaan
–
Meminta barang
yg tidak dibutuhkan
–
Membeli dengan
harga yg dinaikkan
–
Membeli barang
berkualitas rendah
–
Membeli dari
pemasok yang tidak diotorisasi
–
Komisi
(kickbacks)
Apakah prosedur-prosedur pengendalian itu ?
–
Sistem
pengendalian persediaan
–
Analisis kinerja
pemasok
–
Persetujuan
permintaan pembelian
–
Batasi akses ke
permintaan pembelian kosong
–
Konsultasi
daftar harga
–
Pengendalian anggaran
–
Gunakan daftar
pemasok yang disetujui
–
Persetujuan
pesanan pembelian
–
Pemesanan
pembelian sebelum penomoran
–
Larangan hadiah
dari para pemasok
–
Insentif ke
semua rekening pengiriman
–
Pengendalian
akses phisik
–
Cek ulang
akurasi faktur
–
Pembatalan
pengepakan voucher
Adapun
komponen yang terlibat adalah :
a.
Data input
yang berupa sumber data
input tersebut dan informasi-informasi yang ada dalam form input yang
bersangkutan. Utamanya menggunakan data
yang berasal dari laporan inventory dan supplier
b. Data
processing
dua sub sistem yang menjadi
perhatian adalah sistem pemrosesan pembelian dan hutang. Hal ini termasuk
pembelian, penerimaan, pembayaran hutang, analisa dan laporan.Sistem lainnya
adalah sistem pemrosesan pengeluaran kas, yang meliputi pengelolaan kas kecil,
pengeluran kas untuk tujuan keperluan khusus.
-
Purchases requestion
-
Purchase order
-
Receiving records
-
Suplier’s vendor invoice
-
Disbursement voucher
-
Disbursement check
-
Debit memorandum
-
New supplier form
-
Request for proposal
Ada
3 subsistem utama dalam data processing, yaitu
a.
Purchasing and payables processing system
Meliputi
: purchases, receiving, payables, analysis and reports, purchasing returns and
allowance
b.
Cash disbursement processing
system
Meliputi
: petty-cash disbursement, disbursing cash for miscellaneous purposes
c. Procurement card system – optional untuk
sistem terkomputerisasi
c.
Information
output
yang menjadi perhatian
adalah output informasi yang memfokuskan pada operasional dan laporan., inquiry
display screen, schedulled managerial reports dan demand managerial reports.
Beberapa bentuk information
output revenue cycle yang penting adalah :
a.
Operational listings & reports
Misal : voucher register,
check register, open purchases orders report, open invoice records, inventory
status report, overdue deliveries report
b.
Inquiry display screenr
Memfokuskan pada data
tanggal penerimaan dan detail kas keluar
c.
Scheduled managerial reports
Misal : payables aging
schedulle, purchases analysis, vendor performance reports
d. Demand managerial reports
Non schedulled reports,
biasanya digunakan manager u/ pembuatan keputusan dan pengendalian
Langkah
–langkah penyusunan dan identifikasi :
a.
Penyusunan ER-Diagram
- basic method (entity data, process
dan link)
- database method (struktur
data-tabel dan link)
b. Penyusunan Data Flow Diagram
melibatkan
entity, data store, process dan link
c. Penyusunan Flowcharts
melibatkan dokumen, prosedur,
proses dan sistem
