Pertemuan 3

Tugas Resume
Stikom Surabaya

EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

A. MODEL PROSES MANUAL
Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan ,sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri banyak  proses bisnis. Ini meliputi  berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta  penempatan pesanan ke pemasok.
Tetapi ada baiknya mempelajari proses manual sebelum belajar menguasai sistem berbasis komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara  mata kuliah SIA dengan mata kuliah akuntansi  lainnya. Mata kuliah SIA sering kali merupakan salah satu mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat asal data, cara pengumpulannya dan bagaimana serta dimana informasi digunakan  untuk mendukung operasi harian. Dengan mempelajari arus informasi, berbagai pekerjaan  utama serta penggunaan  catatan akuntansi tradisional dalam pemprosesan  akuntansi, fokus mahasiswa dibentuk menjadi perspektif proses bisnis.
Kedua, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi dibalik teknologi informasi yang dibutuhkan untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, pengadaan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem informasi. Contohnya pemberitahuan pengiriman yang mengimformasikan  proses penagihan untuk suatu produk  yang dikirimkan, melayani tujuan ini meskipun diproduksi  atau diproses secara manual atau elektronik. Setelah mahasiswa mempelajari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, mereka akan lebih mempelari berbagai cara yang berbeda dan lebih baik untuk melakukan berbagai  pekerjaan ini melelui teknologi
Terakhir, prosedur manual menfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervisi, verifikasi indenpenden, jejak audit, serta pengendalian akses. Oleh karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu pengendalian internal, maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan sampai terlupakan.
B. MODEL FILE DATAR


Pendekatan file datar seringkali dihubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang diimplementasikan  paada akhir tahun 1960  hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.
Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya  sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.
Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai tujuan  yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan  ke tiga pengguna yang berbeda  pada perusahaan ritel barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhakan data  sejarah penjualan ke pelanggan  yang diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual   upgrade produk. Kelompok perbaikan produk  membutuhkan data penjualan  ke pelanggan yang diatur berdasarkan  produk dan dibentuk untuk  tanggal perbaikan  yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan, serta untuk menawarkan penjualan perjanjian  perbaikan.
Figur 1  Model File Data
1.  menyimpanan Data (Data Storage)
Sistem informasi yamg efisien  hanya menangkap dan menyimpan  sekali serta membuatnya menjadi sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan pribadi para pengguna, perusahaan harus menanggung biaya baik  untuk prosedur pengumpulan maupun penyimpanan yang dilakukan beberapa kali. Beberapa data yang biasanya digunakan bersama dapat diduplikasi sebanyak lusianan, ratusan, atau bahkan ribuan kali.
2. Pembaruan Data (Data Updating)
Perusahaan memiliki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file dan yang membutuhkan pembaruan (update) berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan. Contohnya, perubahan atas nama atau alamat pelanggan harus tercermin  dalam file master yang sesuai. Ketika pengguna menyimpan file sendiri-sendiri, semua perubahan tersebut harus dilakukan secara terpisah oleh tiap pengguna. Hal  ini secara signifikan menambah pekerjaan dan biaya untuk manajemen data.
3. Kekinian Informasi (Currency of Information)
Kebalikan dari masalah dalam melakukan pembaruan beberapa kali adalah masalah kegagalan untuk memperbarui semua file pengguna yang akan terpengaruh  jika ada perubahan dalam statusnya. Jika informasi yang terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluarsa.
4. Dependensi Pekerjaan-Data
Masalah lainnya dalam pendekatan file datar adalah ketidakmampuan penggunaanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah. Masalah ini disebut sebagai dependensi pekerjaan-data (task-datadependency). Rangkaian informasi milik pengguna dibatasi oleh data yang dimiliki serta yang dikendalikannya. Para pengguna bertindak secara independen, bukan sebagai anggota dari sebuah komunitas pengguna. Dalam lingkungan semacam ini, sangat sulit untuk membuat mekanisme pengguna data bersama. Oleh karenanya, kebutuhan informasi baru cenderung dipuaskan melalui mendapatkan file data baru. Hal ini membutuhkan waktu, menghambat kinerja, menambah redundansi data, serta membuat biaya manajemen data menjadi makin tinggi.
5. File Flat Membatasi Integrasi Data
Pendekatan file data adalah model berpandangan tunggal. Berbagai file akan distruktur, diformat, dan diatur agar sesuai kebutuhan khusus pemilik atau pengguna  utama data tersebut. Akan tetapi, strukturisasi  semacam ini dapat tidak memasukkan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data di perusahaan. Contohnya, karena fungsi akuntansi adalah pengguna utama data akuntansi, maka data ini seringkali ditangkap, diformat, dan disimpan untuk mengakomodasi laporan keuangan. Akan tetapi, struktur ini dapat tidak berguna bagi pengguna data akuntansi lain diperusahaan (yang diluar akuntansi), seperti fungsi pemasaran, keuangan, produksi, dan rekayasa. Para pengguna ini diberikan tiga pilihan: a.) tidak menggunakan data akuntansi untuk mendukung keputusan, b.) memanipulasi dan membentuk struktur data ynag sekarang agar memenuhi kebutuhan unik tiap pengguna, atau c.) mendapatkan rangkaian data tambahan khusus serta menanggung masalah biaya dan operasional yang berkaitan dengan redundansi data.
Meskipun memiliki banyak keterbatasan, file datar masih  digunakan di banyak  perusahaan untuk system buku besar  dan keuangan lainnya.
C. MODEL BASIS DATA
Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data (database model) untuk manajemen data. Figur 2 menggambarkan bagaimana pendapatan ini memusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama  yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Jika data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus  yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk memberikan otoritas ke para pengguna adalah masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangankan oleh auditor.
Perbedaan yang paling utama antara model basis data dengan model file datar adalah pengumpulan data ke dalam sebuah basis data bersama yang digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Dengan akses ke domain penuh entitas data, berbagai perubahan dalam kebutuhan informasi pengguna dapat dipuaskan tanpa harus mendapatkan rangkaian data khusus tambahan. Para pengguna hanya  dibatasi oleh keterbatasan data yang tersedia untuk  entitas tersebut serta  legitimasi kebutuhannya, untuk mengakses data tersebut. Dengan berbagi data, berbagai masalah tradisional berikut ini yang berkaitan dengan pendekatan file datar mungkin dapat diatasi.
  • Eliminasi Redundansi Data
Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanannya. Contohnya data pelanggan hanya ada sekali, tetapi digunakan bersama oleh para pengguna dari akuntansi, pemasaran, dan layanan produk. Untuk mewujudkan hal ini, data disimpan dalam format umum yang mendukung beberapa pengguna.
  • Pembaruan Tunggal
Oleh karena tiap elemen data hanya ada di satu tempat, maka elemen tersebut hanya membutuhkan prosedur pembaruan tunggal. Hal ini mengurangi waktu dan biaya untuk menjaga basis data tetap baru.
  • Nilai Terkini
Satu perubahan pada suatu atribut basis data secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut. Contohnya, perubahan alamat pelanggan yang dimasukkan oleh seorang staf administrasi penagihan akan segera tampak dalam tampilan di bagian pemasaran dan perbaikan produk.
File datar dan system basis data awal disebut sebagai system tradisional (traditional system). Dalam konteks ini, istilah “tradisional” berarti bahwa aplikasi system  informasi peusahaan (berbagai programnya) berfungsi secara indenpenden dari satu sama lain, bukan terintegrasi menjadi suatu kesatuan, system manajemen basis data awal didesain untuk berantar muka secara langsung dengan berbagai program file datar yang ada.
Figur  2.   Model Basis Data
  • . MODEL REA
    • REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi.
    Model REA diusulkan pada tahun 1982 sebagai model teoritis untuk akuntansi. Kemajuan dalam teknologi basis data telah berfokus pada ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternatif   praktis untuk kerangka kerja akuntansi yang klasik. Berbagai elemen utama dari model REA diringkas sebagai berikut ini:
    • Sumber Daya
    Sumber daya (resource) ekonomi adalah berbagai aktiva perusahaan. Sumber daya ini didefinisikan sebagai berbagai objek yang tidak mudah didapat serta dibawah kendali perusahaan. Definisi ini berbeda dari model tradisional karena tidak memasukkan piutang usaha. Piutang usaha adalah catatan lama yang hanya menyimpan dan mentransmisikan data. Karena piutang usaha bukan merupakan elemen dasar dari system tersebut, maka tidak perlu dimasukkan dalam basis data. Sebagai gantinya, piutang usaha diturunkan dari selisih antara penjualan ke pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran penjualan.
    • Kegiatan
    Kegiatan (event) ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalam sumber daya. Fenemona ini dapat berasal dari berbagai aktivitas seperti produksi, perdagangan, konsumsi, dan distribusi. Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting dalam system akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat terperinci untuk menyediakan basis data yang lengkap.
    • Pelaku
    Pelaku (agent) ekonomi adalah  orang-orang dan departemen yang berpartisipasi dalam kegiatan ekonomi. Pihak-pihak tersebut adalah pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan untuk memilih sendiri menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai ekonomi. Contoh pelaku adalah staf administrasi bagian penjualan, tenaga kerja bagian produksi, staf administrasi bagian pengiriman, serta para pemasok.
    Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten dengan pengembangan berbagai tampilan untuk beberapa pengguna. Data bisnis jangan diformat terlebih dahulu atau dibatasi secara buatan dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari kegiatan ekonomi yang mendasarinya. Jadi, prosedur dan basis data REA distrukturisasi di sekitar kegiatan, bukan pada catatan akuntansi seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan pembukuan berpasangan (double-entry accounting). Di bawah ini model REA, perusahaan  membuat laporan keuangan langsung dari basis data kegiatan. Kegiatan penjualan dan penerimaan kas berikut ini dalam sebuah peritel fiktif dapat digunakan untuk menggambarkan perbedaan inheren antara akuntansi REA dengan yang klasik:
    Sept.1     :  Menjual 5 unit produk X21@ Rp 3.000,- per unit dan 10 unit produk Y33 @ Rp 2.000,- per unit ke pelanggan Smith (total penjualan = Rp 35.000,-). Biaya per unit persediaan adalah Rp 1.600,- dan Rp 1.200,- (total biaya HPP =Rp 20.000,- ).
    Sept.30   : Diterima Rp 20.000,- tunai dari pelanggan Smith untuk penjualan.
    Dalam file datar atau system basis data non-REA, kedua kegiatan tersebut akan dicatat dalam rangakaian akun klasik sepeti yang ditujukan dalam Figur 3. Ini melibatkan ikhtisar berbagai kegiatan untuk mengakomodasi struktur akun. Akan tetapi, perinciaan dari transaksi tidak akan ditangkap dalam pendekatan ini.
    Figur 3. Catatan akuntansi klasik dalam system non-REA
    File Piutang Dagang
    No. Pelanggan Nama Pelanggan Debit Kredit Saldo
    23456 Smith Rp 35.000,- Rp 20.000,- Rp 15.000,-
    File Harga Penjualan
    No. Akun Debit Kredit
    5734 Rp 20.000,-
    File Harga Pokok Penjualan
    No. Akun Kredit
    4375 Rp 35.000,-
    Dalam system akuntansi REA, system akan menangkap transaksi ini dalam rangkaian tabel basis data relasional yang menekankan pada kegiatan bukan akun. Hal ini digambarkan dalam Figur 4. Tiap tabel berkaitan dengan aspek terpisah dari transaksi terpusat. Data yang berkaitan dengan pelanggan, faktur, dan barang yang dijual, dan sebagainya dapat ditangkap untuk beberapa kegunaan dan pengguna. Tabel-tabel basis data tersebut dihubungkan melalui atribut yang sama, yang disebut kunci primer (primary key- PK) serta kunci luar (foreign key- FK) yang memungkinkan integrasi. Sebaliknya, berbagai file dalam system tradisional independen satu sama lain dan karenanya tidak dapat mengakomodasikan penyatuan data terperinci  semacam itu. Akibatnya, system tradisional harus meringkas data kegiatan dengan kerugian menghilangkan fakta yang mungkin penting.
    Figur 4.  Basis Data Kegiatan di sebuah Sistem REA
    Tabel Pelanggan
    (PK)
    Nomor Pelanggan Nama Alamat Nomor Telepon Kreditor Batas Penagihan Tanggal Tanggal Peringatan
    23456 Smith 125 Elm. St.city B10-555-1234 5000 12 12/9/89
    Tabel Faktur
    (PK)                                                                                           (FK)
    Nomor Faktur Tanggal Faktur Tanggal Pengiriman Syarat Kurir Nomor Pelanggan
    98765 9/01/03 9/03/03 Net 30 UPS 23456
    Tabel LINI PRODUK
    (PK)                                 (FK)
    Nomor Produk Nomor Faktur Jumlah Terjual
    X21 98765 5
    Y33 98765 10
    Tabel Produk
    (PK)
    Nomor Produk Keterangan Harga Jual Biaya Per Unit Jumlah Saat Ini Titik Pemesanan Kembali
    X21 Something of other 3.000 12 200 50
    Y33 Something else 2.000 16 159 60
    Tabel PENERIMAAN KAS
    (PK)            (FK)
    Nomor Transaksi Nomor Pelanggan Nomor Cek Jumlah Tanggal Cek Tanggal Dibukukan
    77654 23456 451 20.000 Sept 28 Sept 30
    Record akuntansi tradisional meliputi jurnal, buku besar, dan daftar akun yang tidak tampak sebagai file atau tabel fisik dalam model REA. Untuk tujuan laporan keuangan, tampilan atau gambar record akuntansi tradisional dibentuk dari berbagai bentuk kegiatan. Contohnya, jumlah saldo akun piutang Smith didapat dari penjualan total (jumlah yang terjual x harga jual )dikurangi kas yang diterima (jumlah) = 35.000 – 20.000 = 15.000). Jika dibutuhkan atau diinginkan, ayat jurnal dan nilai di buku besar juga dapat diturunkan  dari berbagai tabel kegiatan ini. Contohnya, saldo akun untuk harga pokok penjualan adalah (jumlah yang dijual x biaya per unit) dijumlahkan untuk  semua transaksi dalam periode tersebut.
    • E. SISTEM ERP
    Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP menembus berbagai hambatan fungsional tradisional dengan menfasilitasi adanya data bersama di antara  semua pengguna di perusahaan. Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun, karena komplesitas dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia untuk dapat menyediakan sumber daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan  sistem ERP secara internal.
    Salah satu masalah dengan model yang distandardisasi adalah model tersebut tidak selalu memenuhi  kebutuhan perusahaan yang sebenarnya. Contohnya, sebuah produsen tekstil di India yang mengimplementasikan peranti lunak  ERP hanya mendapati  modifikasi yang luas, tidak terduga, dan mahal yang  harus dilakukan pada sistem tersebut. ERP tidak akan memungkinkan pengguna untuk memberikan dua harga pada gulungan kain yang sama. Produsen tersebut menetapkan suatu harga untuk komsumsi kosmetik, tetapi menetapkan harga lain (empat kali lebih tinggi) untuk produk yang diekspor. Akan tetapi sistem ERP tidak memberikan cara untuk menetapkan dua harga untuk barang yang sama dengan tetap mempertahankan perhitungan persediaan yang akurat.
    Perusahaan yang dapat mengimplementasikan ERP  dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan bisnisnya, atau biasanya memodifikasi keduanya. Seringkali, aplikasi peranti lunak tradisional, perlu dihubungkan ke ERP untuk menangani berbagai  fungsi bisnis yang unik, terutama pada pekerjaan yang berkaitan erat dengan industri. Aplikasi-aplikasi ini, yang seringkali disebut  sebagai bolt-on, tidak selalu didesain untuk  berkomunikasi dengan peranti lunak ERP. Proses untuk menyelaraskan seluruh sistem dapat menjadi cukup rumit dan kadang gagal, hingga menghasilkan kerugian besar  bagi perusahaan. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dari segi efisien akan sangat signifikan. Pihak manajemen  perusahaan harus sangat berhati-hati dalam memutuskan ERP mana, jika ada, yang terbaik untuk perusahaan.

    source :
    http://magfira.wordpress.com/2009/10/30/evolusi-model-sistem-informasi/

    Diposting oleh di
    Categories: Share
    Show 0 Comments Show widget

    Leave a Reply

    Total Pageviews

    You can replace this text by going to "Layout" and then "Page Elements" section. Edit " About "

    Sabtu, 22 Oktober 2011

    Pertemuan 3

    Diposting oleh Zeniwahyu di 10:01:00 AM
    Tugas Resume
    Stikom Surabaya

    EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

    A. MODEL PROSES MANUAL
    Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan ,sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri banyak  proses bisnis. Ini meliputi  berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta  penempatan pesanan ke pemasok.
    Tetapi ada baiknya mempelajari proses manual sebelum belajar menguasai sistem berbasis komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara  mata kuliah SIA dengan mata kuliah akuntansi  lainnya. Mata kuliah SIA sering kali merupakan salah satu mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat asal data, cara pengumpulannya dan bagaimana serta dimana informasi digunakan  untuk mendukung operasi harian. Dengan mempelajari arus informasi, berbagai pekerjaan  utama serta penggunaan  catatan akuntansi tradisional dalam pemprosesan  akuntansi, fokus mahasiswa dibentuk menjadi perspektif proses bisnis.
    Kedua, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi dibalik teknologi informasi yang dibutuhkan untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, pengadaan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem informasi. Contohnya pemberitahuan pengiriman yang mengimformasikan  proses penagihan untuk suatu produk  yang dikirimkan, melayani tujuan ini meskipun diproduksi  atau diproses secara manual atau elektronik. Setelah mahasiswa mempelajari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, mereka akan lebih mempelari berbagai cara yang berbeda dan lebih baik untuk melakukan berbagai  pekerjaan ini melelui teknologi
    Terakhir, prosedur manual menfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervisi, verifikasi indenpenden, jejak audit, serta pengendalian akses. Oleh karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu pengendalian internal, maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan sampai terlupakan.
    B. MODEL FILE DATAR


    Pendekatan file datar seringkali dihubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang diimplementasikan  paada akhir tahun 1960  hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.
    Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya  sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.
    Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai tujuan  yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan  ke tiga pengguna yang berbeda  pada perusahaan ritel barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhakan data  sejarah penjualan ke pelanggan  yang diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual   upgrade produk. Kelompok perbaikan produk  membutuhkan data penjualan  ke pelanggan yang diatur berdasarkan  produk dan dibentuk untuk  tanggal perbaikan  yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan, serta untuk menawarkan penjualan perjanjian  perbaikan.
    Figur 1  Model File Data
    1.  menyimpanan Data (Data Storage)
    Sistem informasi yamg efisien  hanya menangkap dan menyimpan  sekali serta membuatnya menjadi sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan pribadi para pengguna, perusahaan harus menanggung biaya baik  untuk prosedur pengumpulan maupun penyimpanan yang dilakukan beberapa kali. Beberapa data yang biasanya digunakan bersama dapat diduplikasi sebanyak lusianan, ratusan, atau bahkan ribuan kali.
    2. Pembaruan Data (Data Updating)
    Perusahaan memiliki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file dan yang membutuhkan pembaruan (update) berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan. Contohnya, perubahan atas nama atau alamat pelanggan harus tercermin  dalam file master yang sesuai. Ketika pengguna menyimpan file sendiri-sendiri, semua perubahan tersebut harus dilakukan secara terpisah oleh tiap pengguna. Hal  ini secara signifikan menambah pekerjaan dan biaya untuk manajemen data.
    3. Kekinian Informasi (Currency of Information)
    Kebalikan dari masalah dalam melakukan pembaruan beberapa kali adalah masalah kegagalan untuk memperbarui semua file pengguna yang akan terpengaruh  jika ada perubahan dalam statusnya. Jika informasi yang terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluarsa.
    4. Dependensi Pekerjaan-Data
    Masalah lainnya dalam pendekatan file datar adalah ketidakmampuan penggunaanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah. Masalah ini disebut sebagai dependensi pekerjaan-data (task-datadependency). Rangkaian informasi milik pengguna dibatasi oleh data yang dimiliki serta yang dikendalikannya. Para pengguna bertindak secara independen, bukan sebagai anggota dari sebuah komunitas pengguna. Dalam lingkungan semacam ini, sangat sulit untuk membuat mekanisme pengguna data bersama. Oleh karenanya, kebutuhan informasi baru cenderung dipuaskan melalui mendapatkan file data baru. Hal ini membutuhkan waktu, menghambat kinerja, menambah redundansi data, serta membuat biaya manajemen data menjadi makin tinggi.
    5. File Flat Membatasi Integrasi Data
    Pendekatan file data adalah model berpandangan tunggal. Berbagai file akan distruktur, diformat, dan diatur agar sesuai kebutuhan khusus pemilik atau pengguna  utama data tersebut. Akan tetapi, strukturisasi  semacam ini dapat tidak memasukkan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data di perusahaan. Contohnya, karena fungsi akuntansi adalah pengguna utama data akuntansi, maka data ini seringkali ditangkap, diformat, dan disimpan untuk mengakomodasi laporan keuangan. Akan tetapi, struktur ini dapat tidak berguna bagi pengguna data akuntansi lain diperusahaan (yang diluar akuntansi), seperti fungsi pemasaran, keuangan, produksi, dan rekayasa. Para pengguna ini diberikan tiga pilihan: a.) tidak menggunakan data akuntansi untuk mendukung keputusan, b.) memanipulasi dan membentuk struktur data ynag sekarang agar memenuhi kebutuhan unik tiap pengguna, atau c.) mendapatkan rangkaian data tambahan khusus serta menanggung masalah biaya dan operasional yang berkaitan dengan redundansi data.
    Meskipun memiliki banyak keterbatasan, file datar masih  digunakan di banyak  perusahaan untuk system buku besar  dan keuangan lainnya.
    C. MODEL BASIS DATA
    Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data (database model) untuk manajemen data. Figur 2 menggambarkan bagaimana pendapatan ini memusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama  yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Jika data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus  yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk memberikan otoritas ke para pengguna adalah masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangankan oleh auditor.
    Perbedaan yang paling utama antara model basis data dengan model file datar adalah pengumpulan data ke dalam sebuah basis data bersama yang digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Dengan akses ke domain penuh entitas data, berbagai perubahan dalam kebutuhan informasi pengguna dapat dipuaskan tanpa harus mendapatkan rangkaian data khusus tambahan. Para pengguna hanya  dibatasi oleh keterbatasan data yang tersedia untuk  entitas tersebut serta  legitimasi kebutuhannya, untuk mengakses data tersebut. Dengan berbagi data, berbagai masalah tradisional berikut ini yang berkaitan dengan pendekatan file datar mungkin dapat diatasi.
    • Eliminasi Redundansi Data
    Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanannya. Contohnya data pelanggan hanya ada sekali, tetapi digunakan bersama oleh para pengguna dari akuntansi, pemasaran, dan layanan produk. Untuk mewujudkan hal ini, data disimpan dalam format umum yang mendukung beberapa pengguna.
    • Pembaruan Tunggal
    Oleh karena tiap elemen data hanya ada di satu tempat, maka elemen tersebut hanya membutuhkan prosedur pembaruan tunggal. Hal ini mengurangi waktu dan biaya untuk menjaga basis data tetap baru.
    • Nilai Terkini
    Satu perubahan pada suatu atribut basis data secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut. Contohnya, perubahan alamat pelanggan yang dimasukkan oleh seorang staf administrasi penagihan akan segera tampak dalam tampilan di bagian pemasaran dan perbaikan produk.
    File datar dan system basis data awal disebut sebagai system tradisional (traditional system). Dalam konteks ini, istilah “tradisional” berarti bahwa aplikasi system  informasi peusahaan (berbagai programnya) berfungsi secara indenpenden dari satu sama lain, bukan terintegrasi menjadi suatu kesatuan, system manajemen basis data awal didesain untuk berantar muka secara langsung dengan berbagai program file datar yang ada.
    Figur  2.   Model Basis Data
  • . MODEL REA
    • REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi.
    Model REA diusulkan pada tahun 1982 sebagai model teoritis untuk akuntansi. Kemajuan dalam teknologi basis data telah berfokus pada ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternatif   praktis untuk kerangka kerja akuntansi yang klasik. Berbagai elemen utama dari model REA diringkas sebagai berikut ini:
    • Sumber Daya
    Sumber daya (resource) ekonomi adalah berbagai aktiva perusahaan. Sumber daya ini didefinisikan sebagai berbagai objek yang tidak mudah didapat serta dibawah kendali perusahaan. Definisi ini berbeda dari model tradisional karena tidak memasukkan piutang usaha. Piutang usaha adalah catatan lama yang hanya menyimpan dan mentransmisikan data. Karena piutang usaha bukan merupakan elemen dasar dari system tersebut, maka tidak perlu dimasukkan dalam basis data. Sebagai gantinya, piutang usaha diturunkan dari selisih antara penjualan ke pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran penjualan.
    • Kegiatan
    Kegiatan (event) ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalam sumber daya. Fenemona ini dapat berasal dari berbagai aktivitas seperti produksi, perdagangan, konsumsi, dan distribusi. Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting dalam system akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat terperinci untuk menyediakan basis data yang lengkap.
    • Pelaku
    Pelaku (agent) ekonomi adalah  orang-orang dan departemen yang berpartisipasi dalam kegiatan ekonomi. Pihak-pihak tersebut adalah pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan untuk memilih sendiri menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai ekonomi. Contoh pelaku adalah staf administrasi bagian penjualan, tenaga kerja bagian produksi, staf administrasi bagian pengiriman, serta para pemasok.
    Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten dengan pengembangan berbagai tampilan untuk beberapa pengguna. Data bisnis jangan diformat terlebih dahulu atau dibatasi secara buatan dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari kegiatan ekonomi yang mendasarinya. Jadi, prosedur dan basis data REA distrukturisasi di sekitar kegiatan, bukan pada catatan akuntansi seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan pembukuan berpasangan (double-entry accounting). Di bawah ini model REA, perusahaan  membuat laporan keuangan langsung dari basis data kegiatan. Kegiatan penjualan dan penerimaan kas berikut ini dalam sebuah peritel fiktif dapat digunakan untuk menggambarkan perbedaan inheren antara akuntansi REA dengan yang klasik:
    Sept.1     :  Menjual 5 unit produk X21@ Rp 3.000,- per unit dan 10 unit produk Y33 @ Rp 2.000,- per unit ke pelanggan Smith (total penjualan = Rp 35.000,-). Biaya per unit persediaan adalah Rp 1.600,- dan Rp 1.200,- (total biaya HPP =Rp 20.000,- ).
    Sept.30   : Diterima Rp 20.000,- tunai dari pelanggan Smith untuk penjualan.
    Dalam file datar atau system basis data non-REA, kedua kegiatan tersebut akan dicatat dalam rangakaian akun klasik sepeti yang ditujukan dalam Figur 3. Ini melibatkan ikhtisar berbagai kegiatan untuk mengakomodasi struktur akun. Akan tetapi, perinciaan dari transaksi tidak akan ditangkap dalam pendekatan ini.
    Figur 3. Catatan akuntansi klasik dalam system non-REA
    File Piutang Dagang
    No. Pelanggan Nama Pelanggan Debit Kredit Saldo
    23456 Smith Rp 35.000,- Rp 20.000,- Rp 15.000,-
    File Harga Penjualan
    No. Akun Debit Kredit
    5734 Rp 20.000,-
    File Harga Pokok Penjualan
    No. Akun Kredit
    4375 Rp 35.000,-
    Dalam system akuntansi REA, system akan menangkap transaksi ini dalam rangkaian tabel basis data relasional yang menekankan pada kegiatan bukan akun. Hal ini digambarkan dalam Figur 4. Tiap tabel berkaitan dengan aspek terpisah dari transaksi terpusat. Data yang berkaitan dengan pelanggan, faktur, dan barang yang dijual, dan sebagainya dapat ditangkap untuk beberapa kegunaan dan pengguna. Tabel-tabel basis data tersebut dihubungkan melalui atribut yang sama, yang disebut kunci primer (primary key- PK) serta kunci luar (foreign key- FK) yang memungkinkan integrasi. Sebaliknya, berbagai file dalam system tradisional independen satu sama lain dan karenanya tidak dapat mengakomodasikan penyatuan data terperinci  semacam itu. Akibatnya, system tradisional harus meringkas data kegiatan dengan kerugian menghilangkan fakta yang mungkin penting.
    Figur 4.  Basis Data Kegiatan di sebuah Sistem REA
    Tabel Pelanggan
    (PK)
    Nomor Pelanggan Nama Alamat Nomor Telepon Kreditor Batas Penagihan Tanggal Tanggal Peringatan
    23456 Smith 125 Elm. St.city B10-555-1234 5000 12 12/9/89
    Tabel Faktur
    (PK)                                                                                           (FK)
    Nomor Faktur Tanggal Faktur Tanggal Pengiriman Syarat Kurir Nomor Pelanggan
    98765 9/01/03 9/03/03 Net 30 UPS 23456
    Tabel LINI PRODUK
    (PK)                                 (FK)
    Nomor Produk Nomor Faktur Jumlah Terjual
    X21 98765 5
    Y33 98765 10
    Tabel Produk
    (PK)
    Nomor Produk Keterangan Harga Jual Biaya Per Unit Jumlah Saat Ini Titik Pemesanan Kembali
    X21 Something of other 3.000 12 200 50
    Y33 Something else 2.000 16 159 60
    Tabel PENERIMAAN KAS
    (PK)            (FK)
    Nomor Transaksi Nomor Pelanggan Nomor Cek Jumlah Tanggal Cek Tanggal Dibukukan
    77654 23456 451 20.000 Sept 28 Sept 30
    Record akuntansi tradisional meliputi jurnal, buku besar, dan daftar akun yang tidak tampak sebagai file atau tabel fisik dalam model REA. Untuk tujuan laporan keuangan, tampilan atau gambar record akuntansi tradisional dibentuk dari berbagai bentuk kegiatan. Contohnya, jumlah saldo akun piutang Smith didapat dari penjualan total (jumlah yang terjual x harga jual )dikurangi kas yang diterima (jumlah) = 35.000 – 20.000 = 15.000). Jika dibutuhkan atau diinginkan, ayat jurnal dan nilai di buku besar juga dapat diturunkan  dari berbagai tabel kegiatan ini. Contohnya, saldo akun untuk harga pokok penjualan adalah (jumlah yang dijual x biaya per unit) dijumlahkan untuk  semua transaksi dalam periode tersebut.
    • E. SISTEM ERP
    Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP menembus berbagai hambatan fungsional tradisional dengan menfasilitasi adanya data bersama di antara  semua pengguna di perusahaan. Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun, karena komplesitas dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia untuk dapat menyediakan sumber daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan  sistem ERP secara internal.
    Salah satu masalah dengan model yang distandardisasi adalah model tersebut tidak selalu memenuhi  kebutuhan perusahaan yang sebenarnya. Contohnya, sebuah produsen tekstil di India yang mengimplementasikan peranti lunak  ERP hanya mendapati  modifikasi yang luas, tidak terduga, dan mahal yang  harus dilakukan pada sistem tersebut. ERP tidak akan memungkinkan pengguna untuk memberikan dua harga pada gulungan kain yang sama. Produsen tersebut menetapkan suatu harga untuk komsumsi kosmetik, tetapi menetapkan harga lain (empat kali lebih tinggi) untuk produk yang diekspor. Akan tetapi sistem ERP tidak memberikan cara untuk menetapkan dua harga untuk barang yang sama dengan tetap mempertahankan perhitungan persediaan yang akurat.
    Perusahaan yang dapat mengimplementasikan ERP  dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan bisnisnya, atau biasanya memodifikasi keduanya. Seringkali, aplikasi peranti lunak tradisional, perlu dihubungkan ke ERP untuk menangani berbagai  fungsi bisnis yang unik, terutama pada pekerjaan yang berkaitan erat dengan industri. Aplikasi-aplikasi ini, yang seringkali disebut  sebagai bolt-on, tidak selalu didesain untuk  berkomunikasi dengan peranti lunak ERP. Proses untuk menyelaraskan seluruh sistem dapat menjadi cukup rumit dan kadang gagal, hingga menghasilkan kerugian besar  bagi perusahaan. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dari segi efisien akan sangat signifikan. Pihak manajemen  perusahaan harus sangat berhati-hati dalam memutuskan ERP mana, jika ada, yang terbaik untuk perusahaan.

    source :
    http://magfira.wordpress.com/2009/10/30/evolusi-model-sistem-informasi/

    0 komentar on "Pertemuan 3"

    Posting Komentar

    Langganan: Posting Komentar (Atom)